De Tenderboard: van, door en voor
De Tenderboard is al sinds de oprichting in 2016 een succes binnen de RIS. Het is vooral een mooi voorbeeld van samenwerking binnen de Rijksinkoop en daarbuiten.
De Tenderboard; hoe zat het ook al weer?
De Tenderboard organiseert gezonde tegenspraak op sourcing- en inkooptrajecten. Hoe? Door het bijeen brengen van interne- en externe deskundigheid. De Tenderboard toetst en adviseert vooraf de strategische keuzes in sourcing- en inkooptrajecten. Met deze vorm van "tegenspraak" en de daaruit volgende adviezen, vergroot een opdrachtgever de kwaliteit van zijn aanbestedingen. Tegelijkertijd biedt het kansen om risico’s van ongewenste aanbestedingsuitkomsten te beteugelen en uitloop in de doorlooptijd te voorkomen.
Diversiteit aan mensen en expertises
Een van de succesfactoren is de diversiteit aan mensen en expertises die samen de Tenderboard vertegenwoordigen. De leden en secretarissen komen vanuit de gehele publieke inkoopwereld en bundelen hun krachten om de kwaliteit van de ingebrachte aanbestedingen te vergroten en risico’s te beteugelen. Daarbij zijn ook de achtergronden van de leden divers, wat zorgt voor advies uit verschillende invalshoeken.
De Tenderboard behandelt complexe sourcing- en inkooptrajecten
De categorie ICT werkomgeving Rijk (IWR) legde alle aanbestedingen voor aan de Tenderboard. De laatste aanbesteding was IWR2019|VoIP Centrales Mitel. Categoriemanager Lucien Claassen: 'Dankzij het advies van de Tenderboard kozen we een veel beter passende contractvorm en contractduur dan wat we zelf hadden bedacht. We sloten namelijk een dienstverleningsovereenkomst voor onbepaalde tijd af met een opdrachtnemer. Dit is vrij uniek, want lange looptijden liggen wat gevoelig bij juristen. Ook leidde het advies van de Tenderboard tot een sterk vereenvoudigde deelnemerslijst. We noemden in de deelnemerslijst alleen het deelnemende departement en niet alle diensten die eronder vallen.'
Logius legde afgelopen twee jaar meerdere aanbestedingen voor aan de Tenderboard
Dit waren aanbestedingen voor onder andere applicatiediensten, de uitbesteding van haar infrastructuurdiensten en het uitbesteden van SIEM/SOC diensten. Roger Gerardts, sourcingsmanager was contactpersoon namens Logius bij de aanbesteding Applicatiediensten. Hij vertelt: 'Het advies van de Tenderboard hielp ons de minimale geschiktheidseisen nog beter aan te laten sluiten op de markt. Ook leidde dit tot een nog betere beschrijving voor met name het MKB, hoe ook zij kunnen inschrijven op deze aanbesteding. Denk aan onderaanneming of een combinatievorming. En daarnaast legden we door het Tenderboardadvies contact met een aantal mede-overheden om ervaringen en best-practises uit te wisselen.'
Ook bij VWS bewijst de Tenderboard zijn waarde
Het ministerie van VWS legde een complexe aanbesteding voor een “uzi-pas” voor aan de Tenderboard. Zorgverleners in Nederland gebruiken een pas om het Burgerservicenummer (BSN) van patiënten op te vragen en in hun administratie te registeren. Het gaat hier vanzelfsprekend om gevoelige informatie. CIO VWS Ron Roozendaal: 'In de Tenderboard zitten mensen die ons goed onderbouwd aan het denken hebben gezet. Dit zorgde ervoor dat wij bijna alle adviezen overnamen. Door de Tenderboard is de kwaliteit van de aanbesteding verbeterd. Van goed naar nog beter. Ik leg zonder twijfel nog een keer een aanbesteding bij de Tenderboard neer.' De CIO VWS vertelde in een interview over de complexiteit die bij een aanbesteding van zo’n pas komt kijken en waarom VWS toch besloot de Tenderboard van de RIS in te zetten ondanks de extra tijd die het kostte. Lees het volledige interview met Ron Roozendaal.
Goed om te weten
Je hoeft geen afnemer van de RIS te zijn om advies over een aanbesteding te vragen bij de Tenderboard. Ook niet-afnemers zoals de categorie Datacenters van het ministerie van OCW en IenW legden hun vraag neer in de Tenderboard. En sinds kort gaat de samenwerking zelfs breder dan de Rijksinkoop: UWV bracht onlangs zijn eerste casus in.
Heb je vragen?
Neem contact op met één van de secretarissen van de Tenderboard Tim Kampers of Hasib Qais.