Duoblog Mieke Hoezen en Richard Lennartz: Hele boekwerken invullen om een hotel te boeken

Weblogbericht | 03-04-2023 | Richard Lennartz

Net als bij leveranciers die wat te kiezen hebben: de transactiekosten zijn bepalend

Ja, zo bepalend kunnen transactiekosten zijn. Niet alleen de daadwerkelijke kosten, maar ook tijd en  inspanning zijn van invloed op interesse. Van klanten, maar net zo goed van leveranciers. Zeker in een ruime markt, waar aanbieders kunnen kiezen welke opdrachten ze interessant vinden, is transactiekostenbeperking van groot belang. Alleen selectie- en gunningscriteria opnemen die echt van belang zijn. Nadenken over het gemak waarmee de inschrijvers kunnen aantonen dat ze aan de eisen en wensen voldoen. Daar begint het mee.

Wat doen jullie om transactiekosten beperkt te houden?

Mieke is onderdeel van het ecosysteem (semi)publieke inkoop. Onder andere vanuit haar rol als Product Owner Sourcing bij netwerkbeheerder Alliander.

Reactie van vaste tegenlezer Richard Lennartz

Verminderen van de hoeveelheid benodigde menskracht: actuele oproep bewindslieden

Wat je beschrijft, past bij de oproep die meerdere bewindslieden afgelopen najaar gezamenlijk hebben gedaan. De oproep was prangend en vrij vertaald: kijk hoe je de inzet van menskracht kunt verminderen door anders te werken. Kijk niet alleen naar je eigen organisatie maar kijk naar je hele ecosysteem. Het borrelde meteen bij mij: er kwam in no time een heel rijtje ideeën. Niet allemaal nieuw, sommige bij wijze van spreken zelfs antiek, maar wél actueel. En allemaal leidend tot wezenlijke vermindering van de arbeidsinzet in het gehele inkoopecosysteem.

Enkele voorbeelden

Ik pakte het er nog eens bij: ze kunnen vrijwel allemaal leiden tot verlaging van transactiekosten bij alle betrokkenen. Enkele voorbeelden:

• Pas de drempelbedragen aan voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures. De bedragen zijn al jarenlang hetzelfde. De €33K-drempel van destijds, komt overeen met €42K van nu. De €50K-drempel van destijds met €65K anno nu. We zijn dus in veel gevallen voor hetzelfde soort werk, méér tijdkostende procedures gaan hanteren. Een passende verhoging van de drempelwaarden leidt tot reductie van de transactiekosten.
• Zorg dat je binnen Raamovereenkomsten minder minicompetities hoeft te doen. Nu is dat bijna de standaard, terwijl het in veel gevallen niet leidt tot betere aanbiedingen. De transactiekosten zijn voor leveranciers behoorlijk. Als er 5 raamcontractanten zijn dan dalen de transactiekosten bij 1:1 gunning met maar liefst circa 80%. Leveranciers willen dit vaak wel. We moeten de juiste juridische interpretaties hebben danwel onze aanbestedingen zo uitschrijven dat het past bij de huidige interpretaties.

Toevallig (of ook niet): betere besluiten nemen én transactiekosten verlagen

Ongetwijfeld las je de hersenspinsels van Theo van der Linden en mij: inzichten van nobelprijswinnaar Daniël Kahneman vertaald naar de inkooppraktijk. De insteek was om tot betere besluiten te komen door de ruis bij besluitvorming te verminderen.

Door meerdere tijdrovende vragen in aanbestedingen weg te laten krijg je betere besluiten, maar óók nog eens lagere transactiekosten. Een goed voorbeeld is het vragen om een plan van aanpak. De inzichten van Kahneman illustreren dat je deze tijdrovende vraag vaak beter weg kunt laten.

Richard is onderdeel van het ecosysteem (semi-)publieke bedrijfsvoering; o.a. als directeur Rijksinkoopsamenwerking