Europese aanbestedingen

Van elke bij ons aangemelde aanbesteding maken we een risicoprofiel

Dat risicoprofiel is bepalend voor de te nemen mitigerende maatregelen.  Dit bevestigen we in het zogenoemde intakegesprek met de opdrachtgever. Op basis van dat intakegesprek stellen wij een plan van aanpak op. Hierin staan elementen die belangrijk zijn voor een goede samenwerking, zoals de  inschatting van inzet en de doorlooptijd. Net zo belangrijk is de inschatting van de benodigde inzet bij ons én bij jou als opdrachtgever. 

Je eigen inzet is van grote invloed

Als expert (materiedeskundige) geef jij aan wat je nodig hebt en wat je wil inkopen. Wij helpen je daarbij door het stellen van de juiste vragen. Is extra materiedeskundigheid nodig? Dan kijken wij samen of deze kennis binnen het Rijk of op de markt beschikbaar is. Daarnaast betrekken wij in veel gevallen ook de markt om mee te denken. In deze fase adviseren wij je ook over de in te zetten instrumenten om te zorgen dat de leverancier en jij allebei de gemaakte afspraken nakomen. De doorlooptijd van deze fase is vooral afhankelijk van:

• de complexiteit van de vraag,
• de juiste input uit jouw organisatie (of elders) en
• hoe je deze input intern verzamelt. 

De afspraken leggen we vast in een Plan van Aanpak. Zo weten we allemaal waar we aan toe zijn om succesvol te kunnen aanbesteden.

Wij bepalen samen de eisen en gunningcriteria

In de voorbereidingsfase bepalen wij samen met welke gunningcriteria de opdrachtgever de beste aanbieding kan verwachten. Daarnaast bepalen we aan welke eisen aanbieders moeten voldoen om ze geschikt te achten. Dit leggen wij vast in het zogenaamde Beschrijvend document. Deze fase is afgerond op het moment dat we de aanbesteding voor je publiceren. Na publicatie kunnen leveranciers vragen stellen. Wij beantwoorden vragen over proces, procedure en (contract-)voorwaarden. Vragen over de inhoud leggen wij aan jou voor. Deze zogeheten inschrijvingsfase kent een wettelijk voorgeschreven termijn van minimaal ongeveer 1½ maand (na publicatie). Het krijgen van goede inschrijvingen is in het belang van de opdrachtgever. Daarom verlengen we die termijn als we denken dat dat nodig is. Na het verstrijken van de afgesproken termijn openen wij de inschrijvingen en start de beoordeling.

Wij beoordelen de procedurele documenten en aangeboden prijzen

Vanuit het oogpunt van (wettelijk vereiste) zorgvuldigheid beoordelen wij de procedurele documenten en de aangeboden prijzen. Jij beoordeelt de inhoud. Wij begeleiden je hierbij in verband met de vereisten over objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Het resultaat van de beoordeling leggen we vast in een proces-verbaal van opdrachtverlening. Na akkoord stellen wij de brieven (afwijzing en voornemen tot gunning) op en verzenden deze naar de inschrijvers. In de brieven staat de wettelijke bezwaarperiode (momenteel circa 3 weken) . Na deze periode kunnen we definitief gunnen. In de laatste fase van de aanbesteding volgt onder meer:

• de contractsluiting,
• publicatie van de gegunde opdracht,
• de evaluatie en
• het afronden van het aanbestedingsdossier. 

We slaan dit dossier zodanig op dat het voldoet aan de archiefwet. In lijn met de archiefwet zorgen we op enig moment ook voor vernietiging.

Wij kunnen de rol van procesbegeleider of projectleider vervullen

Voor de begeleiding van een Europese aanbesteding kunnen wij de rol van de procesbegeleider of projectleider vervullen. In beide gevallen voeren wij de hierboven genoemde activiteiten uit. In de rol van procesbegeleider zijn wij adviserend over het proces en ligt de verantwoordelijkheid voor het managen van de aanbesteding bij jou als opdrachtgever. Deze rol is voor ons altijd het uitgangspunt. In het tweede geval managen wij ook de aanbesteding. Wij mobiliseren namens en met mandaat van jou, de mensen en de middelen in jouw organisatie. Dit is niet de standaard. Dit betekent dat we hierover nadrukkelijk maatwerk-afspraken moeten maken.

Naast de hierboven beschreven openbare procedure zijn ook procedures mogelijk zoals:

• de concurrentiegerichte dialoog,
• de onderhandelingsprocedure of
• de niet-openbare procedure (procedure met voorselectie). 

De doorlooptijden voor deze procedures kunnen afwijken van die van de openbare procedure.

Wij passen de beheersmaatregelen toe die passen bij het risicoprofiel

Samen met de CDI-Offices brachten wij in kaart welke factoren zorgen voor een meer of minder risicovolle aanbesteding. Elke aanbesteding toetsen wij aan die factoren om zo het risicoprofiel vast te stellen. Op basis van dat risicoprofiel bepalen wij welke beheersmaatregelen wij moeten nemen om de kans op een succesvolle aanbesteding te optimaliseren. Uiteraard delen wij dat risicoprofiel en de beheersmaatregelen met de opdrachtgever en bespreken we deze desgewenst met de CDI-Office.

Onze betrokkenheid bij een aanbesteding start bij voorkeur zo vroeg mogelijk

Betrekt de opdrachtgever ons vroegtijdig? Dan kunnen wij helpen om het gehele traject zo in te richten dat de opdrachtgever de beste oplossingen tegen de beste prijs krijgt. Wat is zo vroeg mogelijk? Dat is niet precies aan te geven. In elk geval ligt dat ruim voordat het punt is bereikt waarop men zegt `zo, en nu nog even de aanbesteding’. Ongemerkt en onbewust maakte de opdrachtgever dan al veel keuzes die sterk bepalend zijn voor de marktbenadering. Daarmee is de ruimte hoe die marktbenadering vorm te geven beperkt.