Inkoopcontracten

Contractvragen

Wij beantwoorden jouw vragen over de contracten die wij voor je afsloten. Wij houden ook de informatie bij over contracten die door rijksbrede categorieën zijn afgesloten en voor jouw organisatie relevant zijn. Op jouw verzoek analyseren wij alle inkoopgebonden uitgaven (spendanalyse). Op basis van deze analyse doen wij je voorstellen ter verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling.

Contractmanagement

Wij helpen je om de afgesloten contracten optimaal te benutten. Daarbij kijken we specifiek per contract welke activiteiten daarvoor van wie en wanneer nodig zijn. Het ene contract is namelijk het andere niet. Bij bepaalde contracten zijn contacten met een leverancier nauwelijks nodig. Het contractmanagement beperkt zich dan tot het corrigerend ingrijpen als dat nodig is (ad hoc regime). Bij andere contracten is intensiever contact wenselijk om deze maximaal te benutten. Dit hangt onder andere af van:

• de aard van de goederen en diensten,
• de kenmerken van het leveringsproces en
• de mate waarin de betrokken leverancier tijdens de looptijd de bedrijfsvoering kan helpen ontwikkelen (basis regime en, wat zwaarder, volledig regime). 

Jij bepaalt of je zelf de contracten managet, of dat je dat met ons doet.

Werkzaamheden die wij voor je uit kunnen voeren zijn bijvoorbeeld:

• Contractimplementatie en migratie: we ontvangen informatie over nieuw afgesloten (raam)overeenkomsten en aanbestedingen vanuit het project. Wij verstrekken relevante informatie aan de juiste contactpersonen in jouw organisatie en houden het contractregister bij. Ook signaleren wij de acties die nodig zijn bij de implementatie van contracten en stemmen deze met je af;
• Prestatiebewaking: wij zorgen ervoor dat leveranciers gemaakte afspraken (zoals leveringen, continuïteit, realiseren KPI’s en marktconformiteit) nakomen. Bovendien voeren we periodieke overleg met leveranciers;
• Communicatie en incidenten: we halen en brengen met regelmaat informatie bij en naar leveranciers. Dit kan door periodieke overleggen en het organiseren van bijeenkomsten. We beantwoorden tevens:
  • je vragen over het contract,
  • we signaleren incidenten,
  • escaleren indien nodig en
  • handelen deze af in samenspraak met jou en de leverancier;
• Managementrapportages: we analyseren managementrapportages. We zetten indien nodig acties uit ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
• Verlenging, decharge en evaluatie: we adviseren je over verlengingen en zetten deze op basis van jouw beslissing ook in gang. Zijn er geen verlengingen meer mogelijk? Wij zorgen dan voor afsluiting van eventuele bestelmogelijkheden. We verzamelen samen de Lessons Learned voor de nieuwe aanbesteding en het daaruit voorkomende contract;

Heb je behoefte aan decentraal contractmanagement op categoriecontracten? De volgende werkzaamheden zijn dan mogelijk:

• Communicatie met categorieën: wij halen en brengen namens jou regelmatig informatie bij en naar de categorie. Dit kan door:
  • periodieke overleg met de categorie,
  • het bijwonen van deelnemersbijeenkomsten en
  • het zitting nemen in klantenraden. 

We houden je op de hoogte van relevante ontwikkelingen. Ook bespreken wij eventuele structurele tekortkomingen van een leverancier met de categoriemanager;

• Managementrapportages: we analyseren de managementrapportages van de categorie. Daarnaast leveren wij namens jou feedback aan de categorie voor het opstellen van adviesrapporten ter bepaling van verlenging;
• Decharge en evaluatie: we leveren namens jou input aan de categorie voor de nieuwe aanbesteding

Contractbeheer

Na afronding van inkooptrajecten zorgen wij voor ondertekening door alle betrokkenen. Wij leggen alle informatie vast in het contractenregister en, voor zover van toepassing, in het contractsysteem. Daarmee zorgen we voor een compleet en actueel overzicht van de afgesloten contracten.

Wij adviseren je dan op tijd met een e-mailnotificatie over een verlenging, indexering of opnieuw contracteren. Wij verzorgen ook het meldingen- beheer in de contractapplicatie en dragen zo bij aan de volledigheid en actualiteit van het inkoopdossier.