Duoblog Richard Lennartz en Mieke Hoezen: `Een nieuwe auto kopen… paar offertes… proefritje… definitieve offerte ’

Weblogbericht | 21-08-2018 | Richard Lennartz

Paar offertes om gevoel te krijgen

Eerst eens wat offertes opvragen van soorten auto’s in de prijsklasse waarvan ik denk dat die bij ons passen. Toen ik nog een leasebak had ging het vooral om de maandkosten, nu vooral om de aanschafkosten. En ja hij moet onderhoudsarm zijn. Maar dat is geen zorg want ik kijk alleen naar merken die daar bekend om staan. En natuurlijk mogen ze niet gesjoemeld hebben met uitstoot. Sjoemelsoftwaremerken vallen af.

Na het bekijken van de offertes blijven er twee merken over die wel passen bij ons budget.

Proefritje leidt tot bijgestelde inzichten

We maken een proefritje. En tijdens dat proefritje merken we dat we sommige zaken toch wat belangrijker vonden dan we eerst dachten. Zo is de adaptieve cruise control - `wat een idiote luxe’ – bij nader inzien toch wel erg handig. En dat panoramadak had echt niet gehoeven, maar als je het er in het luxepakket voor vrijwel niets bijkrijgt…

Na de proefritjes maken we de balans op. De auto met het extra pakketje stond eerst op nummer twee, maar staat nu toch echt met stip op 1. We besluiten de definitieve offerte met nog een paar kleine extra wensen te vragen en maken de deal rond.

Ook bij aanbestedingen?!

Sense making heet dat in de psychologie. Al werkend komen tot de beste inzichten. Bij aanbestedingen zou dat ook moeten mogen om tot de beste keuzes te komen. En nu ik dat zo zeg: die auto-aanschaf is toch ook objectief, non-discriminatoir en transparant…

Richard Lennartz is directeur van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS) en voorzitter NEVI Publiek

Reactie van vaste tegenlezer Mieke Hoezen

Richard, zoals jij je auto koopt, zo doen wij als overheidsinkopers toch ook onze grote aanbestedingen? Selecteren op basis van ervaringseisen (en omzeteisen). Uit de geselecteerde aanbieders trechteren op basis van een eerste grove aanbieding. En met de laatst overgebleven gegadigden meer details uitwerken en tot een keuze komen op basis van objectieve criteria.

Ja, ook van de aanbestedingswet mag het!

Misschien denk je: “ja, maar de aanbestedingswet zegt dat we vooraf de criteria moeten aangeven, terwijl juist de gesprekken met de gegadigden (het proefrijden) me leren wat ik écht belangrijk vind”. Wist je dat je weliswaar vooraf moet aangeven welke criteria je op hoofdlijnen belangrijk vindt, maar dat je voor elke volgende fase een nadere omschrijving kunt geven van je vooraf beschreven gunningscriteria? Stel, in je uitvraag tellen je technische eisen voor 20% mee, risico-eisen voor 50% en prijs voor 30%. Dan mag je in de nadere omschrijving van de gunningscriteria die je na trechtering meegeeft aan de laatste twee kandidaten, aangeven dat je bij technische eisen vooral kijkt naar snelheids- en lichtregulering.

Proefrijden in de concurrentiegerichte dialoog

Sinds we de concurrentiegerichte dialoog ook mogen gebruiken voor minder complexe aanbestedingen, wordt het maken van een proefrit eenvoudiger. Je kunt in gesprek met de laatste gegadigden een idee krijgen van de mogelijke oplossingen voor het probleem dat je met inkoop hoopt op te lossen. En je kunt je daarbij dus laten verrassen. Ik ben groot voorstander van het opdoen van meer proefritervaring. Het geeft marktpartijen de kans om hun expertise in te zetten en biedt de belastingbetaler meer waar voor zijn geld. En… net zoals een proefrit in je auto: het is nog leuk ook!

Mieke is binnen Rijkswaterstaat nauw betrokken bij het inkoopwerkveld. Momenteel als bestuursadviseur Kennis en Netwerkkwaliteit, eerder als inkoopadviseur GWW. Ze is gepromoveerd op de ontwikkeling van contacten en contracten tussen OG en ON onder invloed van de aanbestedingsmethode concurrentiegerichte dialoog en lid van de vakgroep Inkoopmanagement van Pianoo.