Functioneel uitvragen
Voor het inhuren van inkooppersoneel, hebben we raamovereenkomsten met inkoopdienstverleners. Dat doen we meestal via een minicompetitie. Die minicompetities zorgen ervoor dat we de best beschikbare mensen kunnen krijgen. En dat lukt redelijk goed.
Van redelijk goed naar heel goed
Natuurlijk willen we liever ‘heel goed’ dan ‘redelijk goed’. Om die stap te zetten, pasten we een paar dingen aan. Signalen van inkoopdienstverleners zijn een belangrijke reden dit op te pakken, en niet te wachten tot de volgende raamovereenkomsten.
Als inkoopdienstverleners ken je de algemene contexten goed
Inmiddels werken we al meerdere jaren samen met de inkoopdienstverleners. Wij gaan ervan uit dat deze inkoopdienstverleners zodanig professioneel zijn, dat ze zich verdiepen in het werken bij onze organisatie. En dat ze zich verdiepen in het werken vanuit onze organisatie voor de verschillende - en onderling uiteenlopende – departementen.
Wij gaan er dus vanuit dat ze de verschillende contexten goed kennen. Is dat niet zo? Dan verwachten we dat ze zich er dan alsnog in verdiepen.
Van ‘welke papiertjes willen we zien’ naar ‘wat moet er gebeuren’
NEVI 2 gedaan? Minimaal 7 jaar ervaring als inkoopadviseur? Minstens 2 EU-aanbestedingen op vergelijkbaar terrein gedaan? Die vragen stellen we niet meer in de minicompetities. We laten aan de inkoopdienstverleners over wat een persoon aan diploma’s en ervaringen moet hebben om opdrachten bij ons goed uit te voeren.
Het vraagstuk centraal
In de uitvraag beschrijven we het vraagstuk of de vraagstukken waar we de in te huren medewerker voor willen inzetten. In de meeste gevallen is dat voor alle departementen, maar als dat voor een specifiek departement is dan geven we dat aan.
De vraagstukken zijn in de regel wel redelijk specifiek, zodat een inkoopdienstverlener zo gericht mogelijk kan aanbieden.
‘Inkoopdienstverlener: wat is hiervoor uw aanbod?’
Het is dan aan de inkoopdienstverlener om, kennende onze organisatie, onze afnemers en het vraagstuk, de best passende kandidaat voor te dragen. Een kandidaat die in staat is om ons uitstekend te helpen.
Moet die kandidaat 100% perfect zijn? Nee.
Moet helder zijn wat wij moeten organiseren om die kandidaat 100% te laten presteren? Ja, dat wel. Wat we dus graag zien is wat een kandidaat goed kan, en wat een kandidaat nodig heeft om te kunnen presteren. Aan ons dan om te bepalen of we daarin kunnen en willen voorzien.
(En geef ook vooral mee waar een kandidaat zich wil ontwikkelen. Mogelijk kunnen we daar op een prima manier bij ondersteunen.)
Beoordeling juiste persoon: minder objectief, meer subjectief, zeker beter
Met de hierboven beschreven aanpak beoordelen we minder objectief of een kandidaat geschikt is. Er komt geen checkbox meer bij `Nevi-diploma’ of `7-jaar ervaring’ etc. De beoordeling voor geschiktheid wordt daarmee subjectiever. Die beoordeling is ook niet meer alleen gericht op de kandidaat zelf. De beoordeling gaat ook over de vraag: welke omstandigheden moeten wij creëren om de kandidaat te laten presteren en zijn wij daar in redelijkheid toe in staat.
Wij zijn echter van mening dat dit wél leidt tot betere keuzes. In de nieuwe aanpak ligt het presteren centraal en niet het kunnen leren.
Pilot liep 9 maanden
We evalueerden elke 3 maanden via een schriftelijke ronde.
Conclusie: Onze ervaringen na 9 maanden experimenteren zijn zonder meer positief. We zetten daarom de in de pilot geteste manier van werken graag voort als onze standaard werkwijze.