Aanpak inhuur voor inkoopondersteuning
Voor het inhuren van inkooppersoneel, hebben we raamovereenkomsten met inkoopdienstverleners. Dat inhuren doen we in de regel via een minicompetitie. Die minicompetities zorgen ervoor dat we de best beschikbare mensen kunnen krijgen. En dat lukt redelijk goed. Om de stap van `redelijk goed’ naar `heel goed’ te maken, passen we een paar dingen aan. Signalen van inkoopdienstverleners zijn een belangrijke reden dit NU op te pakken, en niet te wachten tot de volgende raamovereenkomsten.
We gaan ervan uit dat inkoopdienstverleners de algemene contexten goed kennen
Inmiddels werken we met de inkoopdienstverleners meerdere jaren samen. Wij gaan ervan uit dat de inkoopdienstverleners zodanig professioneel zijn, dat ze zich hebben verdiept in de het werken bij de Rijksinkoopsamenwerking (RIS). En dat ze zich hebben verdiept in het werken vanuit de RIS voor de verschillende - en onderling uiteenlopende – departementen. Wij gaan er dus vanuit dat ze de verschillende contexten goed kennen. En indien dat niet zo is, dat ze zich er dan alsnog in verdiepen. Uiteraard kan dat door vragen daarover aan ons te stellen.
Van `welke papiertjes willen we zien’ naar `wat moet er gebeuren’
NEVI 2 gedaan? Minimaal 7 jaar ervaring als inkoopadviseur? Minstens 2 EU-aanbestedingen op vergelijkbaar terrein gedaan? Die vragen stellen we niet meer in de minicompetities. We laten aan de inkoopdienstverleners over wat een persoon aan diploma’s en ervaringen moet hebben om de opdrachten bij ons goed uit te voeren.
We stellen het vraagstuk centraal
In de uitvraag beschrijven we het vraagstuk of de vraagstukken waar we de in te huren medewerker voor willen inzetten. In de meeste gevallen is dat in beginsel voor alle departementen, maar als dat voor een specifiek departement is dan geven we dat aan. De vraagstukken zijn in de regel wel redelijk specifiek. We geven dat ook zo specifiek mogelijk aan zodat een inkoopdienstverlener zo gericht mogelijk kan aanbieden.
`Inkoopdienstverlener: wat is hiervoor uw aanbod?’
Aan de inkoopdienstverlener is het dan om kennende onze organisatie en de departementen die we bedienen, en kennende het vraagstuk, om de best passende kandidaat voor te dragen. Een kandidaat die in staat is om ons uitstekend te helpen. Moet die kandidaat 100% perfect zijn? Nee. Moet helder zijn wat wij moeten organiseren om die kandidaat 100% te laten presteren? Ja, dat wel. Wat we dus graag zien is wat een kandidaat goed kan, en wat een kandidaat nodig heeft om te kunnen presteren. Aan ons dan om te bepalen of we daarin kunnen en willen voorzien. (En geef ook vooral mee waar een kandidaat zich wil ontwikkelen. Mogelijk kunnen we daar op een prima manier bij ondersteunen.)
Entree ≠ vervolg
De ingehuurde medewerker moet voor de entree-opdracht uitstekend zijn toegerust. Uiteraard. Als RIS kijken we bij het toedelen van werkzaamheden altijd: `wat hebben we in huis’. Hebben we iemand nodig en past dat prima bij iemand die we aanvankelijk voor ander werk hadden gecontracteerd? Dan is het natuurlijk prima dat diegene dat oppakt.
Beoordeling of het de juiste persoon is: minder objectief, meer subjectief, zeker beter
We kunnen met de hierboven beschreven aanpak minder objectief beoordelen of een kandidaat geschikt is. Er komt immers geen checkbox meer bij `Nevi-diploma’ of `7-jaar ervaring’ etc.
De beoordeling voor geschiktheid wordt daarmee subjectiever. Die beoordeling is ook niet meer alleen gericht op de kandidaat zelf. De beoordeling gaat ook over de vraag: welke omstandigheden moeten wij creëren om de kandidaat te laten presteren en zijn wij daar in redelijkheid toe in staat.
Wij zijn echter van mening dat dit wél leidt tot betere keuzes. Wat zegt namelijk een Nevi-diploma? Dat diegene kan leren en nog niet dat diegene het ook kan toepassen. In de nieuwe aanpak ligt het presteren centraal en niet het kunnen leren.
Pilot voor 9 maanden
Zal het meteen goed gaan? Nee. We zullen allemaal moeten oefenen met deze nieuwe werkwijze.
We doen dit daarom in de vorm van een pilot van 2 april 2019 tot en met 1 december 2020. We evalueren na 3 maanden (juli) en na 6 maanden (oktober) via een schriftelijke ronde. Na 9 maanden evalueren we het ook weer schriftelijk, en indien er aanleiding toe is in een gezamenlijke bespreking.