Duoblog Mieke Hoezen en Richard Lennartz: 'Inkopen kan iedereen’

Weblogbericht | 05-10-2020 | Richard Lennartz

Inkoop een serieus vak?

Toen ik zo’n tien jaar geleden als inkoper startte bij het Rijk, kreeg ik nog weleens de vraag of dat serieus een vak was. “Inkoper? Hoezo is dat een beroep?”, “Kun je daarvoor leren dan?”, “Ben jij daar niet veel te hoog voor opgeleid?”. Mijn toenmalige partner spande helemaal de kroon. Hij kon me nog wel tips geven. Als degene die bijna dagelijks voor ons gezin in de supermarkt stond, vond hij zichzelf senior inkoper, zo niet superieur inkoper.

Lachen natuurlijk… ik waardeer dit type humor wel.

De ingewikkelde dilemma’s maakten het duidelijk: zéker een vak!

En als ik later de dilemma’s uitlegde waarmee we te maken kregen bij Rijkswaterstaat, wekte dat toch interesse.
Strooizout op voorraad hebben is duur, maar als het streng vriest wil je er niet naast grijpen. Langs elke kilometer snelweg een vrachtwagenberger paraat hebben, kost klauwen met geld. Maar hoe langer een defecte vrachtwagen op of langs de snelweg staat, des te meer file ontstaat er… en reken dat maar eens om in maatschappelijke kosten. En hoe houd je baggerkosten laag, als er nog geen handvol baggerbedrijven actief is? Maar je hebt wel jaarlijks een constante hoeveelheid werk te doen in een omgeving die veel interessantere klussen heeft.
Stuk voor stuk mooie puzzels, die ook manlief niet op een achternamiddag had opgelost.

Uitdaging herkennen: de echte meerwaarde

Helaas leeft het beeld dat inkopen een vrij eenvoudige discipline is, veel breder dan alleen in mijn vriendenkring. Wie een inkoper ziet als iemand die voor hem een oplossing koopt, komt vaak pas naar de afdeling inkoop als hij een beeld heeft van wat de oplossing moet zijn. En dat terwijl onze meerwaarde niet zozeer zit in het kopen van een oplossing. Die zit juist in het herkennen van de uitdaging van de klant, het formuleren van zijn uitdaging, en het vinden van de juiste (markt)partij(en) om daar een antwoord op te geven.
Kom je dus om de oplossing in te kopen? Dan mis je ruim de helft van de potentiële meerwaarde die je met het tijdig betrekken van inkopers kunt realiseren.

Uitdaging voor de ambassadeurs in het inkoopwerkveld

Tijdig aan tafel komen en die meerwaarde laten zien: een uitdaging voor iedereen in het inkoopveld. En dat ambassadeurswerk loont, kunnen de inkopers in de organisatie van mijn ex-partner beamen: bij hen zit inkoop al aan tafel voordat er projectbudget is.

Mieke is onderdeel van het ecosysteem (semi)publieke inkoop. Onder andere vanuit haar rol als inkoopbusinesspartner in het MT Inkoop bij netwerkbeheerder Alliander.

Reactie van vaste tegenlezer Richard Lennartz

Wat je schrijft geldt inderdaad in veel sectoren. Opdrachtgevers, business owners, directies of hoe je de baasjes van de business ook wilt noemen: velen betrekken de inkoper te laat. Er is ambassadeurswerk nodig.

Goede voorbeelden die zélfs ver gaan

Gelukkig zijn er goede voorbeelden in sectoren die al sinds decennia hun inkopers vroegtijdig betrekken. Het zijn bovendien de sectoren die mede dankzij goede inkopers nog een stap verder gaan en werken met het principe dat we noemen early supplier involvement.
Bij veel publieke organisaties raadpleegt men tegenwoordig de markt via marktconsultaties. Sommigen doen dat met een intensiteit waarbij bijna sprake is van early supplier involvement, net passend binnen de Europese Aanbestedingsregels. We zien daar echt betere oplossingen voor de uitdagingen waar opdrachtgever en samenleving voor staan.
Jij werkt sinds kort bij Alliander. In mijn `vorige leven’ deed ik daar opdrachten en ben de organisatie ook altijd blijven volgen. Je werkt bij een vooruitstrevende organisatie.

Niet wachten op de vraag, maar gewoon aan tafel gaan zitten

Bij je ex-partner zit de inkoper al aan tafel voordat er projectbudget is. Ik weet niet of ze de inkoper aan tafel vragen of dat de inkoper zelf komt. Maar waarom nodigen we als inkopers niet gewoon brutaal onszelf wat vaker uit als de business aan de slag gaat met het maken van businessplannen? Als er programma’s van start gaan en de programmadirecteur is benoemd ('hoi, ik ben Carlijn, ik ben inkoper en zoals gebruikelijk verken ik samen met je waar ik wat kan betekenen. En nee: dat is niet vrijblijvend.’)

Misschien ook iets aan de naam doen?

In het woord `inkoper’ zit ook wel een beetje opgesloten wat die functionaris doet: inkopen. De functienaam straalt niet uit dat je hem vooral vroeg in het proces nodig hebt, op een moment dat er nog geen sprake is van inkopen.
Ik heb zo geen goede naam paraat. Wie hem wel heeft: opsturen. Ik heb een goede fles wijn over voor degene die de toekomstige benaming voor deze professional aanreikt.

Richard Lennartz is onderdeel van het ecosysteem (semi-)publieke inkoop. Onder andere vanuit zijn rol als directeur Rijksinkoopsamenwerking (RIS).